Mitarbeiter Self Service (ESS): Selbstverwaltung für Mitarbeitende

Mitarbeiter Self Service (ESS)

Unser MSS ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Daten eigenständig zu verwalten – mit klar geregelten Zugriffsrechten.

Persönliche Daten selbstständig einsehen und aktualisieren
Arbeitszeiten und Abwesenheiten eigenständig verwalten
Nur die Daten ändern, die durch Zugriffsrechte freigegeben sind
Schneller Zugriff auf wichtige Bereiche wie Verträge, Kontaktdaten oder Urlaubstage

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Personaldaten aktualisieren

Mitarbeitende können ihre persönlichen Informationen wie Adresse, Telefonnummer oder Familienstand jederzeit selbst pflegen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass alle Daten stets aktuell sind.

Abwesenheiten verwalten

Urlaubsanträge oder Krankmeldungen lassen sich direkt im System erfassen. Dadurch haben Mitarbeitende jederzeit den Überblick über ihre eigenen Abwesenheiten.

Arbeitszeiten erfassen

Zeiterfassung wird digital durchgeführt, sodass Mitarbeitende ihre Stunden flexibel eintragen können. Gleichzeitig unterstützt es das Unternehmen bei der genauen Auswertung der Arbeitszeiten.

Dokumente einsehen

Mitarbeitende können jederzeit auf ihre Gehaltsabrechnungen, Verträge oder andere personalrelevante Dokumente zugreifen. Alles ist zentral und sicher an einem Ort verfügbar.

Aufgaben & Tasks verwalten

Mitarbeitende können ihre Aufgaben und To-Do-Listen direkt im System verwalten. Erinnerungen und Deadlines helfen, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden.

Was ist von einer guten Mitarbeiter Self Service (ESS) zu erwarten?

Benachrichtigungen & Erinnerungen

Unser Employee Self Service hält Mitarbeitende automatisch auf dem Laufenden. Das System verschickt Benachrichtigungen in verschiedenen Situationen, zum Beispiel:

wenn ein Urlaubsantrag genehmigt wurde,
wenn ein Vertrag bald ausläuft,
wenn neue Mitarbeitende ins Team starten,
oder wenn Aufgaben oder Deadlines anstehen.

Die Informationen werden direkt im System oder per E-Mail übermittelt, sodass alle Beteiligten rechtzeitig informiert sind und keine wichtigen Schritte übersehen werden.

Zugriffsrechte & Berechtigungen

Der Zugriff auf Informationen und Funktionen im System ist nach Rollen geregelt, sodass jeder Mitarbeitende genau die Inhalte sehen kann, die für ihn relevant sind. Sensible Daten bleiben geschützt, während notwendige Informationen jederzeit verfügbar sind.

Beispielsweise können Teamleiter Einsicht in Abwesenheiten oder Aufgaben ihres Teams erhalten, während Mitarbeitende nur ihre eigenen Daten und Anträge bearbeiten können. Neue Funktionen oder Berechtigungen lassen sich flexibel anpassen, um unterschiedlichen Arbeitsbereichen gerecht zu werden.

Intuitive Benutzeroberfläche (UI)

Die Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass Mitarbeitende ohne unnötige Einweisungen direkt loslegen können. Alle Funktionen sind klar strukturiert, verständlich erklärt und leicht zu bedienen.

Besondere Vorteile:

Alle Funktionen sind auch mobil über das Smartphone oder Tablet zugänglich.
Aufwändige Schulungen oder Handbücher sind nicht erforderlich – alles ist selbsterklärend.
Einfaches Navigieren zwischen Aufgaben, Abwesenheiten, Dokumenten und Benachrichtigungen.
Schneller Zugriff auf alle wichtigen Informationen, jederzeit und von überall.
Intuitive Such- und Filterfunktionen erleichtern das Finden relevanter Daten.

Warum sich bei Kan-One ein Mitarbeiter-Self-Service lohnt

Führt ein Unternehmen einen Mitarbeiter-Self-Service ein, zeigt sich der Nutzen meist schon nach kurzer Zeit. Dank einfacher digitaler Freigabeprozesse entfällt das zeitaufwändige Hin und Her zwischen Mitarbeitenden und Personalabteilung. Davon profitieren nicht nur die Beschäftigten, sondern auch das Unternehmen selbst. Die zentralen Vorteile haben wir im Folgenden zusammengefasst:

Entlastung bei administrativen Aufgaben

Wenn Mitarbeitende den Self-Service nutzen, um ihre eigenen Daten zu pflegen, entfallen viele kleine administrative Aufgaben für die HR. Dadurch kann die Abteilung ihre Ressourcen auf wichtigere Themen wie Reportings oder Zeitbuchungen konzentrieren.

Gesteigerte Datenqualität

Mitarbeitende pflegen ihre eigenen Stammdaten direkt im System, wodurch die Qualität und Aktualität der Personaldaten insgesamt steigt. Gleichzeitig sinkt dadurch die Fehlerquote

Gesteigerte Transparenz

Für viele Mitarbeitende erscheinen die Abläufe in der Personalabteilung oft undurchsichtig. Mit einem Mitarbeiter-Self-Service erhalten sie jederzeit direkten Zugriff auf ihre persönlichen Daten und können beispielsweise Arbeitszeitkonten oder andere Angaben eigenständig einsehen und auf ihre Richtigkeit prüfen.

Informationen in Echtzeit

Sobald Anträge von den Vorgesetzten genehmigt werden, erhalten Mitarbeitende über den Self-Service sofort eine Benachrichtigung. Auch wichtige Unterlagen, wie Gehaltsabrechnungen, sind direkt abrufbar. Gleichzeitig behalten Personalverantwortliche jederzeit den Überblick darüber, wer beispielsweise krankgemeldet oder aktuell im Urlaub ist..

Wie funktioniert der Mitarbeiter Self Service mit Kan-One?

Mit Kan-One bietet der Employee Self Service (ESS) eine einfache Möglichkeit, HR-Prozesse digital und zentral zu verwalten. Alle relevanten Mitarbeitendendaten werden an einem Ort gespeichert, Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar und dank automatischer Benachrichtigungen bleibt kein Vorgang unbemerkt.

1. Rechte definieren und vergeben

Im Kan-One MSS lassen sich für jede:n Mitarbeitende:n oder ganze Teams individuelle Zugriffsrechte festlegen. Je nach Rolle können Mitarbeitende, Führungskräfte oder HR-Teammitglieder beispielsweise Daten einsehen, ergänzen oder ändern, Aufgaben und Anträge verwalten sowie Dokumente hoch- und herunterladen. So bleibt alles sicher und transparent.

2. Daten ändern oder Anträge stellen

Mitarbeitende loggen sich in Kan-One ein und greifen auf ihre digitale Personalakte oder den Abwesenheitsbereich zu. Mit wenigen Klicks können sie persönliche Daten aktualisieren, Urlaubsanträge stellen oder andere Anträge direkt im System einreichen.

3. Änderungen oder Anträge bewilligen

Sobald ein Antrag oder eine Änderung eingereicht wurde, wird automatisch die zuständige Führungskraft oder HR-Abteilung benachrichtigt. Die Vorschläge können geprüft und mit einem Klick genehmigt werden, sodass Prozesse schnell, sicher und nachvollziehbar ablaufen.

Sicherheit & Compliance

Ein fein abgestimmtes Rollen- und Rechtemodell garantiert, dass sensible Personaldaten ausschließlich denjenigen zur Verfügung stehen, die tatsächlich dazu berechtigt sind – vom HR-Team über Führungskräfte bis hin zu einzelnen Mitarbeitenden.

Darüber hinaus dokumentieren detaillierte Audit Trails jede Änderung – von der Bearbeitung von Mitarbeiterprofilen bis hin zum Upload wichtiger Dokumente. Jede Aktion wird transparent protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar. Damit erfüllen Unternehmen nicht nur die Anforderungen der DSGVO, sondern gewinnen auch zusätzliche Sicherheit und Vertrauen in ihre Prozesse.

Das Ergebnis: höchste Datensicherheit, volle Transparenz und ein belastbares Fundament für revisionssichere HR-Arbeit.

Ein Produkt „Made in Germany“

Unser Mitarbeiter-Self-Service ist kein Import aus dem Ausland, sondern ein echtes deutsches Produkt. Von der Entwicklung über den Betrieb bis hin zum Support setzen wir bewusst auf den Standort Deutschland. Das bedeutet für Sie: höchste Qualitätsstandards, geprüfte Sicherheit und kurze Kommunikationswege.

Als deutsche Lösung ist unser System nicht nur intuitiv und zuverlässig, sondern auch optimal an die Bedürfnisse von Unternehmen in Deutschland angepasst. Gesetzliche Anforderungen, insbesondere im Bereich Datenschutz und Arbeitsrecht, fließen direkt in die Entwicklung mit ein.

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